産休・育休に入るまえにやっておくべきこと 挨拶メール・引継ぎ・お菓子配り etc

産休・育休に入るまえには、最低限やっておくべきことがあります。また、職場の人間関係を良好に保ち、休暇明けの職場復帰をスムーズにするためには、ちょっとした気づかいも大切です。準備をしっかりして気持ちよく休暇に入れるようにしましょう。

ここでは、産休・育休に入るまえに、最低限やっておくべき社内外への挨拶・仕事の引継ぎ・プラスアルファの気配りについて、詳しく解説しているので、これから休暇を取得する予定の人は参考にしてください。

産休に入るまえにすべき3つのこと

薬剤師さんが産休・育休のまえにすべきことは、大きく分けて次の3つがあります。下記はいずれも、業界・職種に関係なく大事なことですので、しっかり押さえておいてください。パートや派遣で働いている人も基本は同じです。

<産休前にやっておくべきこと>

  • 妊娠の報告
  • 社内外への挨拶
  • 仕事の引継ぎ

妊娠の報告はいつ頃が適切?

産前・産後休暇に入る手続きは、あなたが妊娠していることが分かったときから始まります。まずは直属の上司に、あなたが妊娠したことを報告して、今後の産休の手続き、業務の引継ぎなどについて相談しましょう。

妊娠の報告は、自分の体調管理と会社の都合を考えれば、早いに越したことはないのですが、妊娠はデリケートなことでもあるので、報告はあなたの任意のタイミングでおこなってよいと思います。

そのタイミングですが、大きく分けると、病院で確認がとれてからすぐという人と、16週目以降の安定期に入ってからという人が多いようです。早い段階の報告は、周囲の理解と協力を得やすくなる一方、マタニティーハラスメントを受けやすくなるという意見もあります。

遅めの報告は、体調が落ち着いてきてから報告できますが、それまでの期間、つわりや出血などの症状があっても、周囲には隠しながら、通常の業務をこなさなければいけません。

自分の体調管理や会社の都合を考えると、早めの報告が望ましいわけですが、もし、どうしても早い時期の報告がためらわれるのであれば、最初は直属の上司だけに報告しておき、安定期に入ってから職場の全員に報告するという方法をとるのもよいと思います。

産休前の挨拶はだれにすればいいの?

産休に入るまえの挨拶ですが、大きく分けると、社内・社外への挨拶があります。仕事で関係している人には、基本すべて、挨拶を忘れずにしておきましょう。挨拶は、顔を合わせて、またはメールでおこないます。

ちなみに、妊娠の報告は、まずは直属の上司へというのが原則です。同僚に先に報告してしまって、上司への報告が事後報告のようなかたちになると、管理者としてはよい気持ちはしないからです。

ちょっとしたことですが、どんな組織にも序列はあり、報告にも順番があります。その点にも気をつけておけば、うっかり上司の心象を害することもありません。

妊娠はプライベートなことなので、上司への報告は、勤務時間以外におこないます。上司にゆっくりと相談できる時間を設けてもらい、今後の働き方やスケジュールなどについて具体的な相談をしてください。相談内容はあらかじめ明確にしておきましょう。

社内だけの挨拶だけで済んでしまう人もいるかと思いますが、社外への挨拶が必要な人は、まず報告の仕方を上司に相談します。

派遣勤務の薬剤師さんは、勤務先に報告するまえに、まず派遣元に相談するのがよいと思います。そのときに、仕事を続ける意思があるのなら、その旨をはっきりと伝えておくことです。

また、薬剤師さんの場合は、馴染みの患者さんや、普段からあなたを頼りにしてくれている患者さんにも、ちゃんとお知らせしておきたいですね。

妊娠の報告をするときは、「ご迷惑をおかけしますがよろしくお願いします」といった一言を添えるのも忘れずに。

社内外への挨拶のタイミングはいつがベスト?

産休まえの挨拶のタイミングは、社内・社外、どちらも1カ月ぐらい前がよいとされています。挨拶は対面とメールでおこないますが、数が多い場合、挨拶に出向くことが出来ない場合はメールを活用しましょう。

産休に入る前日にも「明日から産休に入ります」と再度メールで報告すると丁寧な印象になって良いかと思います。

挨拶メールの書き方のコツ

最近では、産休前の挨拶にメールを使うことも普通になってきました。挨拶メールには、1.休暇の予定を報告する目的、2.引継ぎの内容を伝える目的、3.気持ちを伝える目的があります。

メールには、産前・産後休暇がいつからかを明記しておきましょう。ちなみに、いつまでかは、生まれてくる子供の発育の状況や保育園に入れるかどうかによっても変わってくるので、あえて言及しません。

業務の引継ぎは、だれがどんな業務を引き継ぐのかを書いておきます。また、メールには、申し訳ないという気持ちと感謝の気持ちをあらわすのも大切なポイントです。

メールの送信先が多い場合は、BCCの一斉送信で問題ないですが、必要に応じて、個人的に別口のメールを送ったり、送る人によって文面を変えるのも良いと思います。社内向けと社外向けのメールでは、書き方が違うので注意が必要です。

挨拶メールの文例

下記に、社内向け・社外向け、それぞれの文例を載せておきますので、参考にしてください。

社内向けの文例

お疲れ様です。
○○部○○課の〇〇です。

私事で恐縮ですが、
〇月〇日(〇)より出産休暇に入らせていただきます。

休暇中の業務につきましては、
○○さんに引き継いでいただくことになりました。

産休後は育児休暇に入りますが、
長期間にわたり席をあけてしまうことになりますので、
皆さんにはご迷惑をおかけすることになってしまいます。

これまでの皆さんの温かいお心遣いを思い出すと、
申し訳ない気持ちと感謝の気持ちでいっぱいになります。

育休後は、また皆さんと働きたいと思っていますので、
どうぞよろしくお願いいたします。

署名

社外向けの文例

○○会社 ○○部
○○課 ○○様

いつもお世話になっております。

私事で大変恐縮ではございますが、○月○日(○)より、
出産のために長期休暇をいただくことになりました。

休暇中の業務につきましては、
弊社の○○が担当させていただくことになりましたので、
どうぞご安心ください。

後任の○○からは後日あらためてご挨拶をさせていただきますが、
何かございましたら、遠慮なくお問い合わせください。

■ 後任者の氏名 ※※※※
■ 電話 ※※※※
■ メール ※※※※

妊娠期間中は大変お気遣いいただきありがとうございました。

長期にわたりご迷惑をおかけすることになりますが、
育休後はこれまで以上に元気に働きたいと考えておりますので、
どうぞよろしくお願いいたします。

末筆ながら皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。

署名

取引先など社外への挨拶は、体調が許せば、メールだけでなく、後日アポイントを取って、後任の人と一緒に挨拶に訪れると、丁寧な印象になります。

産休前の引継ぎはもれのないように

産休に入るまえには、引継ぎに漏れがないか、再度、確認するようにしましょう。これをちゃんとやっておかないと、休暇中に会社から電話がかかってきたりして、後で面倒なことになります。引継ぎのポイントはたった2つです。

<引継ぎのチェックポイント>

  • 文字にして書き残しておく
  • 職場の誰もが分かるようにしておく

上記はいずれも基本的なことなので、とくに難しいことはありませんが、相手が分かっているつもりと理解している内容でも、文字にしておかないと伝わらないこともあります。

また、口頭だけで伝えておくと、後任の人が内容を忘れてしまったり、勘違いしたりして、後々のトラブルの原因にもなってしまいます。

引継ぎ内容を文章にするもうひとつの理由は、どんな仕事をだれに引継ぐのかを、職場の誰もが分かるようにしておくためです。引継ぎ内容を書いた書面は、手渡しする・メールで送る・社内掲示板に書き込むといった方法があります。

いずれにしても、業務に関係するすべての人が、いつでも参照できるようにしておくことが大切です。

お菓子は配るほうがいい?

日本の会社組織では、旅行のお土産にお菓子を買って配ったりする慣習が一般化しています。これは悪いことでもないと思います。お菓子をコミュニケーションツールとしてうまく使えばいいのです。

産前・産後休暇に入るまえにも、お菓子を配っておけば、あなたの印象は良くはなっても悪くなることはないと思います。ちなみに、せっかくお菓子を配るのなら、ただ配るのではなく、もらう人の印象に残るようにしたいですよね。そこで活躍するのが手書きのメッセージです。

ちょっとした一言、二言のメッセージがあるだけでも、それがあるのとないのでは、まったく印象が違います。なので、お菓子には、ぜひあなたの手書きのメッセージを添えるようにしましょう。余裕があれば一人ひとり違うメッセージにするのもいいと思います。

職場の人数が少ない場合は、あなたがいなくなる間の負担を考慮して、ちょっと高価なお菓子を用意するのも良いのでは。人数が多い場合は菓子折りなどでも大丈夫です。

お菓子は必ず用意しなければいけないものではありません。会社によっては、産休に入るまえにはお菓子は配らずに、復職の際に持参するという習慣がある会社があったり、そもそもお菓子を配る習慣がない会社もあるようです。

ところで、お菓子を配る場合は、ちょっとした注意も必要と思います。ネット上のアンケートを読んでいると、産休前に配るお菓子は、あげたい人だけに、という人が意外にも多かったです。

ただ、その場合、それを不公平と感じる人がいるかもしれないので、個人的には、挨拶として配るお菓子は全員に配り、なにかを頂いた場合は、別口でお返しをするのが良いと思います。

職場に先輩ママ薬剤師さんがいるのなら、前例を聞いて、お菓子などをどうすればよいか、一度相談しておくのが、まちがいのない確実な方法です。

薬キャリ

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